La gestion administrative représente un poste de dépense non négligeable pour les entreprises. Que vous soyez à la tête d'une TPE, d'une PME ou que vous exerciez une profession libérale, la charge administrative peut vite devenir un frein à votre développement. Le télésecrétariat apparaît comme une solution moderne pour alléger cette charge tout en réalisant des économies substantielles.
Les avantages financiers du télésecrétariat pour les entreprises
Le télésecrétariat offre aux entreprises une alternative économique à l'embauche d'un personnel administratif en interne. Cette solution de secrétariat externalisé permet de bénéficier d'un service professionnel à moindre coût, sans les contraintes associées au recrutement d'un salarié.
Réduction des coûts fixes liés au personnel administratif
En optant pour un service de télésecrétariat, les entreprises évitent de nombreuses dépenses associées à l'embauche d'une secrétaire interne. Fini les charges sociales, les coûts de formation, et les obligations légales qui pèsent sur l'employeur. Cette solution limite aussi les frais liés à l'espace de travail et au matériel de bureau. Vous pouvez suivre ce lien pour découvrir les détails et des exemples de tarifs adaptés aux besoins spécifiques de votre activité. La formule de base proposée par MLG, par exemple, démarre à 38€ HT mensuels pour un accueil téléphonique aux horaires de bureau.
Optimisation du budget avec une facturation à l'usage
L'un des atouts majeurs du télésecrétariat réside dans sa tarification flexible. Contrairement à un salaire fixe à verser chaque mois, les services de télésecrétariat se paient généralement à l'usage. Cette facturation adaptée au volume réel d'activité permet une maîtrise précise du budget administratif. Par exemple, vous ne payez que pour les appels traités (0,95€ l'appel décroché) ou les SMS de rappel envoyés (0,16€ l'unité). Cette approche garantit une adaptation parfaite aux variations d'activité de votre entreprise et transforme un coût fixe en dépense variable.
Les tâches administratives à déléguer au télésecrétariat
Le télésecrétariat représente une solution avantageuse pour les entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts administratifs. Cette forme de secrétariat externalisé s'adresse particulièrement aux TPE/PME, professions libérales et professionnels de santé qui souhaitent se libérer des tâches administratives sans recourir à l'embauche d'un salarié à temps plein. La facturation à l'usage proposée par les services de télésecrétariat comme MLG permet une vraie maîtrise budgétaire tout en bénéficiant d'une qualité de service professionnelle.
La gestion des appels téléphoniques et des agendas
Un des premiers services du télésecrétariat concerne la gestion des appels téléphoniques. Les télésecrétaires comme Morgane Payet, qui possède plus de 18 ans d'expérience et une certification de secrétaire médicale depuis 2001, assurent une permanence téléphonique professionnelle adaptée à votre secteur d'activité. Cette prestation comprend le filtrage des appels, la prise de messages et la transmission des informations importantes.
La gestion d'agenda constitue également une mission fondamentale du télésecrétariat. Les professionnels peuvent bénéficier d'un agenda en ligne accessible à distance, synchronisable avec Google Calendar ou d'autres systèmes (option à 8€ HT/mois chez MLG). Pour les professionnels de santé, cette prestation inclut la prise de rendez-vous, la gestion des annulations, et même l'envoi automatique de SMS de rappel (0,16€ HT par SMS chez MLG) pour limiter les absences. Certains services proposent aussi une application mobile (5€ HT/mois) et un module de prise de rendez-vous en ligne disponible 24h/24 et 7j/7 (10€ HT/mois), offrant ainsi une grande flexibilité aux patients et clients.
Le traitement du courrier et la saisie de documents
Au-delà de la gestion téléphonique, le télésecrétariat prend en charge diverses tâches documentaires. Les télésecrétaires peuvent s'occuper du tri et du traitement des emails (0,25€ HT par email chez MLG), une solution pratique pour les professionnels submergés par leur correspondance électronique.
La saisie de documents fait partie des services standards proposés. Qu'il s'agisse de courriers, de rapports, de comptes-rendus ou de documents administratifs divers, le télésecrétariat vous fait gagner un temps précieux. Pour les professionnels de santé, les télésecrétaires spécialisées comme Morgane Payet peuvent également saisir des informations médicales avec la garantie d'une protection des données conforme aux normes HDS (Hébergement de Données de Santé).
Les tarifs pratiqués par MLG donnent une idée du coût de ces services: un abonnement mensuel de base à 38€ HT (pour une couverture du lundi au vendredi, de 8h à 12h et de 13h à 18h), auquel s'ajoutent les frais par appel décroché (0,95€ HT) et les services complémentaires selon les besoins. Cette structure tarifaire transparente permet aux entreprises de maîtriser leur budget administratif tout en bénéficiant d'un service professionnel sans les contraintes d'une embauche.
